Trả lời:

Mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là một dãy mã được thể hiện ở 2 dạng mã số và mã vạch, dãy mã này được gắn trên bao bì của từng sản phẩm. Đây chính là một trong những công nghệ tiên tiến giúp con người có thể nhận dạng và thu thập dữ liệu một cách tự động dựa trên quy tắc: đặt cho mỗi đối tượng sản phẩm cần quản lý một dãy số, rồi sử dụng công nghệ mã hóa dữ liệu biến dãy mã số đó thành dãy mã vạch để các loại máy quét mã vạch có thể đọc đư­ợc.

Dãy số và dãy vạch đó trong quản lý hàng hoá ngư­ời ta gọi là mã số mã vạch (MSMV) của sản phẩm.Mã số mã vạch được phát minh và đưa vào ứng dụng đầu tiên trên thế giới từ những năm thập kỷ 70 của thế kỷ 20.

Do nhu cầu kinh doanh th­ương mại và phát triển sản xuất, công nghệ mã số mã vạch đến nay đã được ứng dụng một cách phổ biến và rất rộng rãi trên toàn thế giới. Vào năm 1973 hội đồng mã thống nhất của Mỹ (viết tắt là UCC) đầu tiên được thành lập.

Sau đó 4 năm, vào năm 1977, dưới sự thống nhất của 12 nước Châu Âu, Hội đồng mã số vật phẩm (viết tắt là EAN) được ra đời. Cho đến năm 1984 hội đồng EAN được đổi tên thành EAN International, và trở thành một tổ chức phi lợi nhuận. Hội đồng này hoạt động dựa trên cơ sở trung lập với mục đích chính là thúc đẩy quá trình áp dụng hệ thống EAN rộng rãi cho tất cả các ngành nghề kinh tế – xã hội trên toàn cầu. Hệ thống EAN sẽ cung cấp cho nền thương mại quốc tế (đặc biệt thương mại điện tử…) một ngôn ngữ chung để lưu thông toàn cầu. Sau quá trình nghiên cứu và phát triển, thì tới năm 2005, tổ chức UCC và EAN được hợp nhất làm một, đó chính là tổ chức phân định toàn cầu GS1.

Mã số GS1 được thể hiện dưới dạng một dãy chữ số nguyên, dãy số này bao gồm các nhóm số để xác minh về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm. Dãy mã này sẽ cho các bạn biết được: sản phẩm do công ty nào sản xuất; quốc gia sản xuất sản phẩm đó… Chính bởi cách đánh số nh­ư vậy, mỗi loại sản phẩm sẽ có tương ứng một dãy số duy nhất để nhận dạng trên toàn thế giới. Tương tự với cấu trúc mã vùng điện thoại, mỗi quốc gia sẽ có những mã vùng riêng, thì ở đây mã số mã vạch cũng có cấu trúc tiêu chuẩn giúp người tiêu dùng dễ dàng nhận biết nguồn gốc sản phẩm hàng hóa của các quốc gia khác nhau.

Mã vạch GS1 (barCode) là một dãy các mã vạch và các khoảng trống đứng song song xen kẽ lẫn nhau, dãy mã vạch này được mã hóa từ dãy mã số theo một quy tắc nhất định để thể hiện dãy mã số dư­ới dạng các thiết bị đọc mã vạch có gắn đầu Laser (Scanner) hiểu được. Những thiết bị đọc mã số mã vạch được kết nối với máy tính và các nhiệm vụ giải mã dãy mã vạch thành dãy mã số một cách hoàn toàn tự động, tiếp đến, máy tính sẽ truy xuất tới trung tâm thông tin lưu trữ và gọi các dữ liệu liên quan đến sản phẩm trong cơ sở dữ liệu để thể hiện ra màn hình máy tính.

Như­ vậy, chúng ta sẽ hiểu rằng mã số GS1 giữ vai trò quan trọng làm “chìa khoá” để tiếp nhận xử lý và tra cứu thông tin dữ liệu hàng hóa một cách tự động.

Các hệ thống mã số mã vạch

Ngày nay, trong nền kinh tế thương mại toàn cầu chủ yếu ứng dụng hai loại hệ thống mã số mã vạch sản phẩm như sau:

Hệ thống UPC ( tên tiếng anh là Universal Product Code): đây chính là hệ thống được sử quản lý trực tiếp của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (tên tiếng anh là Uniform Code Council, Inc.), hệ thống này được đưa vào sử dụng từ nhưng năm 1970 và đến nay vẫn đang được sử dụng rộng rãi tại Mỹ và Canada.

Hệ thống EAN ( tên tiếng anh là European Article Number): Hệ thống này được tạo lên bởi các nhà sáng lập viên của 12 nước ở châu Âu. Tên gọi bạn đầu là Hội EAN ( viêt tắt của cụm từ European Article Numbering Association), được đưa vào hoạt động từ những năm 1974 ở châu Âu và ngay sau đó, do sự tăng trưởng mạnh của nền kinh tế toàn cầu nên hội EAN phát triển một cách nhanh chóng, và được ứng dụng rộng rãi ở tất cả các nước trên thế giới. Chính bởi vậy, vào năm 1977, hội EAN đã phát triển trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi cao cấp hơn là EAN quốc tế (EAN International).

Làm thế nào để có được mã số mã vạch trên sản phẩmMuốn có được mã số mã vạch trên các sản phẩm hàng hoá để lưu thông xuất khẩu hay bày bán ở các siêu thị, thì các bạn cần phải thực hiện đầy đủ hồ sơ thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm, điều đầu tiên cần phải làm là các doanh nghiệp cần phải gia nhập tổ chức EAN Việt Nam. Tổ chức EAN Việt Nam sẽ có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp lập mã I cho từng sản phẩm(Mã I là mã mặt hàng) và cung cấp mã M cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn trở thành thành viên của tổ chức EAN Việt Nam thì cần phải đóng lệ phí gia nhập và lệ phí thường niên. Hai loại lệ phí này có thể sẽ bị thay đổi theo thời gian và được ghi rõ trong điều lệ của EAN Việt Nam. Lệ phí này cũng đã được thông qua đại hội các thành viên quyết định.

Các doanh nghiệp khi đăng ký mã số mã vạch sản phẩm có một nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý mã mặt hàng (mã I) theo đúng nguyên tắc đã quy định, đó là mỗi mã số chỉ được phép gán cho một sản phẩm duy nhất, tuyệt đối không được nhầm lẫn ở khâu này. Tất cả các sản phẩm khác nhau về tính chất, khối lượng, vỏ bao bì…như bia – rượu – nước ngọt … cũng đều phải gắn cho chúng những mã số sản phẩm khác nhau. Mỗi mã số mã vạch gắn trên các sản phẩm được tồn tại lâu dài theo sản phẩm đó. Nếu các sản phẩm cũ được nâng cấp, sửa đổi, cải tiến thì sẽ phải cung cấp mã mặt hàng mới.

Căn cứ pháp lýQuyết định số 45/2002/QĐ-TTg ngày 27/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ quy định nội dung quản lý nhà nước về mã số mã vạch;Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về việc cấp và quản lý mã số mã vạch;Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch;Thông tư số 36/2007/TT-BTC ngày 11/4/2007 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch. 

Hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm

Để thuận tiện nhất cho quá trình đăng ký mã số mã vạch sản phẩm, quý khách sẽ cần chuẩn bị trước những giấy tờ hồ sơ sau:

Giấy phép đăng kí kinh doanh (02 bản, sao y bản chính);Bản đăng ký mã số mã vạch (MSMV) theo mẫu quy định của Bộ khoa học & công nghệ; (Việt Tín soạn thảo);Bảng đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch (MSMV) (Việt Tín soạn thảo);Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam. (Việt Tín soạn thảo). 

Những mẫu giấy tờ cần cung cấp để thực hiện đăng ký mã vạch:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác;

Danh sách sản phẩm xin cấp mã số mã vạch.

Những lợi ích của việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm đem lại

Có mã số mã vạch thì các doanh nghiệp sẽ rất thuận lợi trong quá trình quản lý, phân phối sản phẩm; Có thể nắm bắt được những thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm như nguồn gốc, doanh nghiệp sản xuất sản phẩm…

Giảm thiểu được vấn đề gian lận thương mại trong việc giao thương quốc tế giữa các nhà sản xuất, các nhà cung cấp với nhau; các sản phẩm hàng hóa dễ dàng lưu thông qua lại toàn cầu mà vẫn kiểm soát được lai lịch nguồn gốc của nó cũng như đảm bảo độ chính xác về giá cả và thời gian giao dịch rất nhanh; đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng; khẳng định giá trị sản phẩm của doanh nghiệp cung cấp.

Tránh được việc nhầm lần giá cả, mẫu mã, tên hàng. Kiếm soát hàng được vấn đề tồn kho những mặt hàng nào một cách đơn giản nhất.

Hiệu suất: Giảm thiểu nhân công, tiết kiệm chi phí, tối ưu tời gian trong khâu ghi chép – tra cứu thông tin sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất công việc.

Chính xác: mã số mã vạch được thiết kế với cấu trúc tiêu chuẩn hoá, theo đúng tiêu chí an toàn và đơn giản. Hơn thế nữa, Mã số Mã vạch còn cho phép doanh nghiệp nhận dạng chính xác các mặt hàng vật phẩm và dịch vụ, thay thế quá trình xử lý nhập”  và “truy xuất” cơ sở dữ liệu bằng tay, bởi vậy chúng sẽ cho “kết quả”chính xác, không thể nhầm lẫn.

Thông tin nhanh: Mã số mã vạch còn giúp chủ doanh nghiệp thu thập và cung cấp thông tin nhanh chóng; giúp cho các nhà quản lý và các nhà kinh doanh nắm bắt được thông tin kịp thời để có được những quyết định đúng đắn trong quán trình hoạt động sản xuất và quản lý.

Thoã mãn khách hàng: Do tính chính xác, hiệu suất cao, cung cấp thông tin nhanh cho nên Mã số mã vạch giúp khách hàng tối ưu về mặt thời gian, về chất lượng sản phẩm, số l­ượng hàng hàng, chủng loại…; mã vạch sản phẩm còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tính tiền một cách chính xác, hướng dẫn lựa chọn sản phẩm hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu.

Không chỉ dừng lại ở đó, Ứng dụng công nghệ Mã số mã vạch trong sản xuất kinh doanh còn là một vũ khí cạnh tranh hiệu quả, nâng cao giá trị lợi ích kinh tế và chất lượng uy tín thương mại của Doanh nghiệp vì:

Do có các đặc tính ­ưu việt bên trên, Mã số mã vạch sản phẩm EAN đ­ược chấp nhận ở tất cả mọi điểm trong mỗi quốc gia thành viên và trong “chuỗi cung ứng” quốc tế.

Trong quá trình trao đổi các thông tin điện tử, thì Mã số mã vạch trở thành ngôn ngữ quốc tế để tạo ra thông tin của các gói tin (messages) về đơn hàng, thanh toán, thanh toán, vận chuyển, nghiên cứu thị trường, khiếu nại, đối tác… Đây không chỉ là điều kiện để các doanh nghiệp tham gia kết nối vào thị trường thương mại điện tử quốc tế, mà còn là thách thức lớn để khẳng định tên tuổi của doanh nghiệp trên đấu trường quốc tế.

Mã số mã vạch không chỉ những đáp ứng đư­ợc những yêu cầu của khách hàng, mà còn tạo điều kiện để các doanh nghiệp mở rộng thị phần, tham gia hợp tác vào thị trường quốc tế và thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, Mã số mã vạch còn trở thành một công cụ vô cùng hữu ích trong quá trình quản lý hoạt động nội bộ của Doanh nghiệp như: điều hành và theo dõi quá trình xuất nhập sản phẩm hàng hóa; quản lý nhân sự; quản lý kho hàng, quản lý vốn kinh doanh…

Mỗi quốc gia đều có những đầu mã số quy định riêng, tương tự đầu mã vùng điện thoại của các nước. Đối với Việt Nam, thì đầu mã số mã vạch quốc gia là 893, Singapore có mã số 888, Trung Quốc có mã số 690, Vương quốc Anh có mã số 50, các quốc gia ở Bắc Mỹ thì đăng ký mã số mã vạch (UPC) của Hoa Kỳ.

• Căn cứ để xác định đối tượng được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ
• Lối mở cho doanh nghiệp khởi nghiệp là bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ
• Phân biệt nhượng quyền thương mại và đại lý

Theo Viettinlaw